معاونت اداری و مالی دانشکدگان در راستای مدیریت منابع انسانی، مدیریت منابع مالی، توسعه و نگهداری زیرساختهای فیزیکی و تجهیزاتی دانشکدگان و تهیه و تامین مواد و تجهیزات مصرفی به ارایه خدمت به دانشگاهیان می‌پردازد. هدف اصلی در این معاونت تامین زیرساختها و ملزومات مورد نیاز برای آموزش و پژوهش دانشجویان و اعضا محترم هیات علمی دانشکدگان است.

1. شناسایی منابع و مصارف و تنظیم بودجه سالانه دانشکدگان
2. تهیه، تدوین مکاتبات و ارایه گزارش‌های حوزه معاونت اداری و مالی
3. تنظیم و اجرای سیاست‌های نیروی انسانی و سازمان دانشکدگان
4. تهیه، تدوین و ابلاغ برنامه کار و شرح وظایف واحدهای ذیل دانشکدگان
5. نظارت بر اجرا و پیگیری برنامه های رفاهی کارکنان دانشکدگان
6. نظارت بر حسن اجرای مقررات اداری و آیین نامه های مربوطه
7. نظارت بر ارسال و دریافت مکاتبات و مراسلات اداری و رفاهی
8. پیگیری تخصیص و دریافت اعتبارات دانشکدگان
9. مدیریت منابع مالی و نظارت بر حسن اجرای امور مالی
10. شناسایی و الویت بندی نیازمندیهای عمرانی و تجهیزات زیرساخت
11. پیگیری تامین اعتبار و نظارت بر اجرای طرح‌های تعمیر و تجهیز
12. نظارت و پیگیری امور خدمات عمومی و نگهداری تأسیسات
13. تنظیم سیاست ها و تامین و تدارک کالا، تجهیزات و خدمات
14. تنظیم و مبادله قراردادها، نظارت بر اجرا و وصول منابع دانشکدگان

حوزه معاونت اداری و مالی دانشکدگان در تعامل با ادارات کل ذیل معاونت برنامه ریزی و توسعه منابع دانشگاه و سایر بخش‌های مرتبط دانشگاه و از طریق سه اداره و یک دفتر به شرح ذیل وظایف حوزه معاونت اداری و مالی را به انجام می رساند:

• دفتر و حوزه معاونت اداری و مالی دانشکدگان
• اداره امور اداری و رفاهی دانشکدگان علوم
• اداره امور حسابداری دانشکدگان علوم
• اداره امور پشتیبانی و خدمات دانشکدگان علوم

این دفتر وظیفه شناسایی منابع و مصارف و تنظیم بودجه سالانه دانشکدگان و تهیه، تدوین مکاتبات و ارایه گزارش‌های حوزه معاونت اداری و مالی را بر عهده دارد. امور دفتر معاونت توسط کارشناس مسئول دفتر معاونت اداری و مالی و کارشناس آمار و بودجه به انجام می رسد و فهرست اهم وظایف به شرح ذیل می باشد:

• شناسایی و متنوع سازی منابع درآمدی دانشکدگان
• پیش‌بینی درآمدهای های اختصاصی حوزه های مختلف
• برآورد هزینه فعالیت ها و برنامه ها به تفکیک واحد و موضوع
• بررسی و تحلیل تطبیقی از عملکرد درآمدها و هزینه های سنواتی
• ارزیابی و تدوین بودجه اختصاصی سنواتی
• ارزیابی در مورد پیشنهاد واحدها از نظر هزینه‌های مالی
• ارایه گزارش تحلیلی از وضعیت منابع و مصارف واحد‌های مختلف
• نظارت و پیگیری وصول درآمدهای دانشکدگان
• تنظیم کلیه مکاتبات و مراسلات حوزه معاونت اداری و مالی

این اداره وظیفه تنظیم و اجرای سیاست‌های نیروی انسانی و سازمان دانشکدگان،‌ تهیه، تدوین و ابلاغ برنامه کار و شرح وظایف واحدهای ذیل دانشکدگان،‌ نظارت بر اجرا و پیگیری برنامه های رفاهی کارکنان دانشکدگان و نظارت بر حسن اجرای مقررات اداری و آیین نامه های مربوطه و نظارت بر ارسال و دریافت مکاتبات و مراسلات اداری و رفاهی را بر عهده دارد. این اداره مشتمل بر سه بخش امور اداری، امور رفاهی و امور دبیرخانه است و فهرست وظایف آنها به شرح ذیل می باشد:

1. انجام امور اداری مربوط به استخدام، تبدیل وضعیت استخدامی، ارتقاء، انتصاب، انتقال، ماموریت، مرخصی، استعفا، اخراج، بروزرسانی و... کارمندان و تنظیم احکام کارگزینی مربوطه
2. پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز کارمندی دانشکدگان و پیگیری در خصوص تامین آن
3. انجام فعالیت‌های مربوط به ارزیابی عملکرد و ارتقا رتبه کارمندان دانشکدگان
4. انجام امور اداری مربوط به استخدام، تبدیل وضعیت استخدامی،‌ ارتقاء‌، ترفیع، انتقال، مأموریت، مرخصی، بازنشستگی، استعفا، اخراج،‌ تعلیق،‌ بروزرسانی و ... اعضای هیأت علمی و تنظیم احکام کارگزینی مربوطه
5. صدور احکام ماموریت‌های اداری و سایر مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی در خصوص کارکنان
6. بررسی و اقدام در خصوص پرونده های اعضای هیات علمی و کارمندان درشرف بازنشستگی
7. محاسبه کسور بازنشستگی سنوات خدمت غیر رسمی و انتقال کسور بازنشستگی از سایر صندوق ها
8. نظارت بر انجام شرح وظایف سازمانی توسط کارکنان دانشکدگان
9. تهیه و ارایه آمار و اطلاعات مورد نیاز و پیگیری ارایه گزارش تحلیلی سالانه ارزیابی عملکرد واحد های مختلف دانشکدگان
10. بروزرسانی نمودار سازمانی دانشکدگان و تدوین گزاراش های توجیهی جهت تغییرات مورد نیاز
11. تهیه و تدوین شرح وظایف پست‌های سازمانی با همکاری سایر واحدها و پیگیری برای ابلاغ آنها
12. پیگیری آموزش‌های حین خدمت و توانمندسازی نیروی انسانی دانشکدگان
13. شناسایی الویت‌های رفاهی کارکنان و بهره‌مندی مؤثر از ظرفیت‌های موجود جهت رفع آنها
14. پیگیری امور بیمه درمانی و تکمیلی کارکنان بر اساس قراردادهای جاری
15. مدیریت و نظارت بر عملکرد واحدهای رفاهی دانشکدگان
16. پیگیری امور ارائه تسهیلات مالی اعطایی به کارکنان دانشگاه
17. نظارت بر سامانه تردد کارمندان و ارایه گزارشهای مربوطه
18. انجام کلیه امور دبیرخانه مشتمل بر ارسال مکاتبات و مراسلات و بایگانی سوابق

این اداره وظیفه پیگیری تخصیص و دریافت اعتبارات دانشکدگان و مدیریت منابع مالی و نظارت بر حسن اجرای امور مالی را بر عهده دارد. اداره مشتمل بر دو بخش امور حسابداری و امور جمعداری اموال و انبار دانشکدگان است و فهرست وظایف آنها به شرح ذیل می باشد:

1. نظارت مالی با رعایت قوانین و مقررات مربوط مفاد آئین نامه مالی و معاملاتی
2. نگهداری حساب ها و تنظیم گزارش مالی و نظارت بر حفظ اسناد مالی
3. وصول درآمدهای اختصاصی دانشکدگان و تنظیم حساب های مربوطه
4. عملیات وصول کلیه منابع مالی دانشکدگان از واحدهای دانشگاه و دانشگاه تهران
5. عملیات پرداخت هزینه ها در چارچوب آئین نامه مالی و معاملاتی
6. ثبت اسناد مالی در سامانه مالیاتی سازمان امور مالیاتی وزارت اقتصاد و دارائی
7. تسویه حساب دانشجویان دانشکده ها در سامانه بهستان
8. نظارت و بروزرسانی احکام پرسنلی کارکنان در سامانه حقوق و دستمزد دانشگاه
9. کنترل و تهیه لیست های پرداخت موردی از قبیل اضافه کار اختصاصی، حق ماموریت، بازخرید مرخصی، حق التدریس، حق التحقیق، حق داوری و ... و ارسال موارد به اداره رسیدگی دانشگاه تهران.
10. تکمیل و بایگانی اسناد مالی از لحاظ سپرده بیمه تامین اجتماعی، مالیات، مالیات برارزش افزوده و ...
11. صدور گواهی حقوق و ضمانت کسر از حقوق و دریافت وام برای کارکنان دانشکدگان
12. نظارت بر اسناد مالی شامل درخواست خرید، فاکتور رسمی، رسید یا حواله انبار و ....
13. نظارت و ثبت مالی تنخواه و ترمیم تنخواه و تسویه تنخواه کارپردازان در پایان سال مالی
14. کنترل افتتاحیه حساب های دانشکدگان در اول سال مالی و بستن حساب در پایان سالی مالی
15. کنترل ثبت صورتحساب بانکی حسابهای دانشکدگان و بررسی مغایرت ماهانه و تهیه تراز مالی
16. تهیه و تدوین بودجه پیشنهادی سالانه دانشکدگان در آخر سال مالی و ارایه به دانشگاه
17. پایش منظم وضعیت موجودی انبار دانشکدگان و تامین ملزومات اداری
18. ثبت، صدور قبض انبار و بروزسانی موجودی انبار و انبارگردانی در پایان سال مالی

این اداره وظیفه شناسایی و الویت بندی نیازمندیهای عمرانی و تجهیزات زیرساخت،‌ پیگیری تامین اعتبار و نظارت بر اجرای طرح‌های تعمیر و تجهیز، نظارت و پیگیری امور خدمات عمومی و نگهداری تأسیسات، تنظیم و مبادله قراردادها، نظارت بر اجرا و وصول منابع دانشکدگان و تنظیم سیاست ها و تامین و تدارک کالا، تجهیزات و خدمات را بر عهده دارد. اداره مشتمل بر سه بخش امور پشتیبانی فنی و تعمیر و تجهیز، امور خدمات عمومی و نقلیه و امور کارپردازی است و فهرست وظایف آنها به شرح ذیل می‌باشد:

1. نگهداری و بروزرسانی نقشه‌ها، مستندات و مدارک فنی ساختمان و زیرساخت‌های دانشکدگان
2. ارزیابی نیازمندی­های عمرانی و تجهیزاتی دانشکدگان و تنظیم مشخصات فنی
3. نظارت بر اجرای امور عمرانی و تجهیزاتی و تعمیرات اساسی توسط پیمانکاران
4. پایش، سرویس و پیگیری تعمیرات اساسی ساختمان، تجهیزات و تاسیسات ساختمانی
5. پایش، سرویس و تعمیرات تاسیسات برق و روشنایی، گاز، مخابرات، آب، فاضلاب، سرمایش و گرمایش
6. رسیدگی به مطالبات و صورت وضعیت‌های پیمانکاران و تنظیم اسناد مالی مربوطه
7. رسیدگی و پیگیری مربوط به انشعابات آب، برق، گاز، مخابرات دانشکدگان
8. هدایت امور خدمات عمومی و پشتیبانی فعالیت‌های مستمر، جلسات و مراسم و ...
9. انجام کلیه خدمات عمومی شامل نظافت، جابجایی وسایل و تجهیزات، خدمات پذیرایی و ...
10. پیگیری تامین مواد و تجهیزات مصرفی حوزه تاسیسات و خدمات
11. نگهداری، مرمت، بازسازی و توسعه فضای سبز دانشکدگان
12. انجام امور حمل و نقل جهت ماموریت­های درون شهری و برون شهری و اردوهای دانشجویی
13. سرویس، نگهداری و تعمیرات خودروها جهت انجام فعالیت‌های حمل و نقل
14. ثبت و نگهداری سوابق و اسناد خودرو ها و مدارک بیمه، معاینه فنی و ....
15. تهیه فهرست و تامین کالا، تجهیزات و خدمات مورد نیاز واحدهای مختلف دانشکدگان
16. اخذ استعلام بهاءکالا،‌ تجهیزات و خدمات از تامین کنندگان و پیمانکاران در بستر سامانه های مربوطه
17. تنظیم پیشنویس قراردادهای مزایده و مناقصه، نظارت و پیگیری اجرای قراردادها
18. دریافت و تحویل کالا، تجهیزات و خدمات به واحد های مختلف و تنظیم اسناد مالی مربوطه